皆さんは秘書という仕事にどのようなイメージを持たれていますか？また秘書という職種の仕事内容を知っていますか？

今回はリクルートホールディングスで役員秘書を務められている秋本静香さんにインタビュー。もともとは営業の仕事をしていたそうですが、ある出会いが秋本さんのキャリアを変えるきっかけとなったそうです。「秘書」という仕事の魅力や幅の広さ、さまざまなことを経験し変化し続けることの重要性など、たくさんのことを伺いました。

営業職から秘書へ！転機となった上司との出会い

現在どのような仕事をされているか教えてください。

取締役2名の秘書を担当しています。担当役員2名のうち1名は女性、もう1名はアメリカ在住の外国籍の方です。また秘書業務に関連して、役員の海外カンファレンスへの登壇機会やグローバルな場でのハイレベル層のネットワーキングを検討設計するプロジェクトや、リクルートグループ間でより質の高い役員サポートを実現するために海外のエクゼクティブ・アシスタントとの連携を設計運営するプロジェクトに関わっています。

なぜ秘書という職種に就いたのですか？

もともとは営業職に就いており、そのままキャリアを積んでいきたいと考えていました。秘書になったきっかけは、キャリアアップを目指して転職した２社目の会社に在籍していたときの上司に「自分の通訳兼アシスタントにならないか？」とお声がけいただいたことです。

その上司は外国籍の方だったため、同僚は通訳を介してコミュニケーションを取っていたのですが、私は英語が話せたので、直接やりとりができることと、その会社の事業内容はもちろん、業務の運営推進のこともわかっていることをポジティブに評価いただき、お声がけいただけたのだと思います。

なるほど、そのようなきっかけがあったのですね。なぜ営業職から転向することに決めたのですか？

最初は、秘書業務の何たるかは全然理解していなかったのですが、「役員の伴走をすることで、現場とは異なる高い視野で、経営意思決定の過程をサポートしたい」「将来的に語学力を生かしてグローバルな環境に挑戦したい」と思い秘書に転向することに決めました。
自分にとって未知の世界ではありましたが、不思議と「私にできるかな？」という不安よりも新たな道に挑戦できることにワクワクしたのを覚えています。

キャリアチェンジをされた頃の印象的なエピソードはありますか？

私を秘書として引っ張ってくださった上司から、「システムでエラーが出てしまった。 担当者を呼んできてほしい」と頼まれたのですが、担当者はまだ出社しておらず、私は「出社していなかった」という事実だけを伝えました。すると上司から「その回答は0点だ」と言われたんです。本来どう答えるべきだったかというと、「今はまだ出社していないが、何時に出社するから、そのときに一番に来てもらいこの時間で対応してもらうようにする」というその先の流れをしっかり伝えるべきでした。そのとき、上司から「Be creative. 依頼そのものだけを見るのではなく、その背景や相手が何を求められていて、最終的にどうあるべきかを考えることが大事だよ」という言葉をもらったんです。その言葉が今でもすごく心に刺さっていて、私の座右の銘にしています。壁にぶつかったときは必ずその言葉を思い返すようにしています。

サポートだけではない！視座も仕事の幅を広げられる秘書という仕事

秘書という仕事の魅力を教えてください。

一つ目は、社内外問わず多種多様な方々と関わるため、どんな場面でも応用することのできるマナーやコミュニケーション力、交渉力、判断力、事務処理能力等の総合的なスキルを日々磨き続けることができる点です。二つ目は、日々さまざまなトラブルなどが起こり、その都度 臨機応変に対応していく必要があるため、新しい刺激を受けながら、自分次第で職務範囲を広げることができる点です。もちろん難しいことや大変なことは多いのですが、上手く対処することができれば、そこからさらに新しいことを任せてもらえたりと、自分のできることも増やせていけると思います。

業務を通じてどのような知見が広がりましたか？

リクルートグループが展開しているサービス事業領域はとても広く、日ごろお付き合いのあるクライアントさまの数も多いですから、担当している役員が会う方のバックグラウンドや、世の中のトレンドなどを日々勉強しています。現在担当している役員がサステナビリティを担当しているため、企業との面談や担当役員が参加するカンファレンス等社外イベントの前には各社のサステナビリティに関する取り組みや記事をリサーチするのもそのうちの一つです。業務を通じていろいろな情報を得て、学べる機会が多く楽しいですね。

やりがいを感じるときとはどのようなときですか？

自分の動きに対して、担当役員含め周囲からポジティブなフィードバックをもらったときに、自分の判断が正解だったかどうかの答え合わせになったり、「こういうやり方で良いんだ！」という自信につながることでやりがいを感じます。他にも、一部分しか関わっていなかったとしても、自分が関わることで全体の動きがスムーズに進んだときもとても嬉しいですね。

大切にしている価値観を教えてください。

大切にしている価値観は２つあります。一つ目は「物事を点ではなく線で捉えること」です。自分に来たオーダーを文字通り受け取るのではなく、その背景や最終的なゴールはどこにあるのかを意識するようにしています。
二つ目は「苦手なこともどんどんチャレンジすること」です。どうしても好き嫌いとか得手不得手は出てきちゃうんですよね。例えば私は営業トークをすることは得意ですが、複数のオーディエンスのいる前でのプレゼンテーションは苦手です。でも苦手なことにチャレンジして達成できれば自信に繋がりますし、失敗したとしても、そこに気づきや学びがあれば、将来的にそれが自分の血肉となり、大きなプラス要素になると考えています。

秘書という仕事をする上で必要な資格はありますか？

特に必要な資格はないです。私自身も秘書という仕事を始めて６年目に秘書検定を受検しました。秘書としてのベースもなく、誰かが教えてくれるわけでもなくトライ＆エラーの我流で業務をこなしていたので、今後も秘書としてのキャリアを積んでいきたい、と決心したときに、秘書としての基礎知識を可視化して残しておきたいと思い、受検しました。

秋本さんが考える、秘書として必要な「資質」はありますか？

私は、守秘義務を遵守すること、TPO（Time Place Occasion）に合わせたコミュニケーション力、迅速な対応や判断をすることができる臨機応変な対応力は秘書として必要な力だと思っています。役員の近くで仕事をするので機密性の高い内容を扱うこともありますし、社内外問わず会社のトップの方からその配下の方々までさまざまなレイヤーの方と関わる機会が多く、 会社の顔である（＝一次対応者）という認識のもと、高い倫理観に基づいた行動や発言が求められます。

「臨機応変な対応能力」とは具体的にはどのようなことですか。

同じ物事を見ていても、現場レベルの視点と役員レベルの視点ってやっぱり違うんです。現場は日々の業務や目標となる数値などに意識の中心がおかれることが大半だと思いますが、役員はいかに会社全体のビジネスをスムーズに進めるか、という視点を持って判断をします。私は担当している役員の方が社業に集中できるように参考になりそうな情報収集をするとか、不測の事態や突発的な案件にも適切な対応をする必要があるため迅速な対応能力が求められると思います。

何気ない日常の出来事が未来のあなたをつくる

プライベートと仕事の両立で工夫されていることはありますか。

弊社では在宅勤務が普及しているため、仕事をしようと思えば見境なく続けることができてしまいます。ですので、私は、自分の1日の動きを設計し、優先順位や所要時間に制限をかけたりしています。他にも生活リズムが崩れがちなので、食事の時間はある程度定めるなど心がけています。突発的な案件で休日に活動することや担当している役員の海外出張先である現地の時間に合わせて稼働 することもあるためなかなか仕事から意識を逸らすことは難しいですが、終業後は極力仕事から意識を離すようにしています。

何か失敗をしてしまったとき、気分をどのように切り替えていますか？

友人と一緒におしゃべりしたり、美味しいものを食べに行ったりして気分転換しています。本当に煮詰まっているときは関東から脱出して国内外問わず短くても旅行をしたりしますね。もちろん失敗をしたときには原因を考えたり、どうしたらうまくいったのかを分析したりしますが、自分の気分が上向きの軌道に乗っていれば、大抵のことはうまくいくと思っているので、何か解決するアクションを起こす前に、好きなことを楽しんで自分を甘やかして気分を上げることを意識しています。

最後に、これから社会に出る女子学生へのメッセージをお願いします。

社会に出ると、壁にぶつかって悩むことや落ち込むことがたくさんあります。そういうときに、時間はかかっても何か自分が一歩前に踏み出せるように、ポジティブな考え方を増やしていけるといいのではないかと思います。落ち込んでいても、ポジティブな考え方ができれば、何かしらのその突破口っていうのが見つかりますし、這い上がろうとするエネルギーになると思います。
また、自分がピンチのとき、助けてくれるのはやはり周りにいる人たちです。家族や学校の友達、それからこれから社会に出て出会うさまざまな人との繋がりを大事にしてほしいです。

ありがとうございます。ポジティブな考え方とは具体的にどのようなことですか？

一見「これは必要ないな」「無駄かな」と思えることでも、意外と自分が壁にぶつかったときに、自分のその周りに突破口になるようなヒントが転がっていることがあります。ビジネス書やハウツー本などを読むことも大事ですが、そういう日々の気付きに目を向けているときっといつか自分の役に立つし、今を楽しく過ごせると私は考えています。ぜひポジティブなマインドを持てるように、日々を過ごしてほしいですね。

取材を終えて

秋本さんにお話を伺うまで、目標を達成するために与えられる選択肢はその目標に関係のある事柄だけ、と考えていました。一見無関係そうなことだとしてもいずれ何かにつながる可能性があり、その経験が無駄になることはないということに気づくことができ、新たな価値観を得ることができました。
また、インタビューでは、気さくに話してくださり、大変有意義な時間を過ごすことができました。ありがとうございました。

写真提供：秋本さん